Case Study · Workflow-Automatisierung · Interne Tools · KI-gestützte Prozesse
Support-Workflows mit Automatisierung und klarer operativer Struktur
Automatisierung und interne Struktur für wiederkehrende Support-Aufgaben mit klaren Rollen, Daten und Prozessschritten.
- Kunde / Kontext
- Engage Ceylon
- Branche
- Operative Unternehmen · Support-Workflows
- Rolle
- Workflow-Design, Automatisierung, technische Umsetzung
- Status
- Deployed
Plattformen und Lieferumfang
Was geliefert wurde
Die konkreten Systeme und Ergebnisse des Projekts.
Plattformen / Systeme
- n8n
- OpenAI
- Gmail API
- Vector database
- Knowledge base
Lieferumfang
- Automated inquiry handling via Gmail trigger
- AI-powered classification system
- Knowledge base integration
- Draft reply generation with brand consistency
- Gmail labeling and tracking system
- Smart filtering mechanism
Geschäftskontext
Warum das Projekt wichtig war
Wiederkehrende Support- und Kommunikationsaufgaben verursachten manuelle Arbeit und unklare Übergaben.
Problem
Was langsam, manuell oder schwer wartbar war
- Anfragen mussten manuell geprüft, sortiert und beantwortet werden.
- Informationen lagen in mehreren Kanälen und Tools.
- Der Prozess brauchte mehr Struktur ohne unnötige Komplexität.
Ziel
Was Erfolg bedeutete
Support-Arbeit strukturieren und wiederkehrende Schritte automatisieren, ohne die menschliche Kontrolle zu verlieren.
Lösung
Was Cognivox Labs gebaut hat
Der Weg von Logik, Produkt und Architektur zu einem produktionsreifen System.
- Workflow-Struktur für Eingang, Bewertung und Weiterleitung.
- Automatisierung wiederkehrender Schritte.
- Klare Datenpunkte für bessere Nachverfolgung.
- Pragmatische technische Umsetzung passend zum Betrieb.
Engineering
Architektur und technische Entscheidungen
Die Entscheidungen, die das System wartbar und betreibbar machen.
- Classification before any action, so messages are routed correctly.
- Vector retrieval grounds replies in a real knowledge base instead of free generation.
- Human oversight preserved for critical decisions - automated or human-reviewed sending.
- Gmail labels for tracking and auditability.
- Designed to extend to additional channels such as WhatsApp and Messenger.
Systemfluss
Klare Servicegrenzen halten die einzelnen Teile wartbar.
Wirkung
Was sich verändert hat
Qualitative, nachvollziehbare Ergebnisse ohne übertriebene Zahlen.
- 01
Weniger manuelle Sortierung
Wiederkehrende Schritte werden strukturierter abgearbeitet.
- 02
Klarere Übergaben
Der Prozess zeigt besser, wer was prüfen oder beantworten muss.
- 03
Bessere Grundlage für KI
Strukturierte Abläufe machen spätere KI-Unterstützung verlässlicher.
Tech Stack
Worauf das System läuft
AI / automation
Integrations
Infrastructure
Was diese Case Study zeigt
Das Projekt zeigt, dass Automatisierung zuerst mit klaren Geschäftsprozessen beginnt.
Bauen Sie etwas Ähnliches?
Schreiben Sie kurz, was Sie bauen möchten. Wir helfen dabei, Architektur, Umfang und ersten praktischen Schritt zu klären.